Glossar
Hier finden Sie ein Glossar für Fachbegriffe aus der Veranstaltungsbranche. Die Einträge werden laufend ergänzt.
- Abrufkontingent
- Abstimmanlage
- Abstrakt
- Ad-hoc-Veranstaltung
- Akkreditierung
- Aparthotel
- Bankett
- Barcamp
- Boardroom
- Break out Room
- Call for Papers
- Colloquium (Kolloquium)
- Counter
- Delegiertenanlage
- Dolmetscheranlage
- Dolmetschermethoden
- Etikette
- Exposee
- Fehlbedarfsfinanzierung/Festbetragsfinanzierung
- Follow up
- Foyer/Lobby
- Hospitality
- Hosted Buyer
- Incentive
- Konferenz
- Konferenztechnik
- Kongress
- Kongressagentur
- Kongressmanagement
- Kongressmesse
- Kongresszentrum
- Kontingent
- Meeting
- Open Space
- Option
- Peripherieräume
- Pre-/Post Convention Tours
- Professional Congress Organizer (PCO)
- Rahmenprogramm
- Rednerpult
- Seminar
- Simultananlage/Übersetzungsanlage
- Skirting
- Stornierung
- Symposium
- Tagung
- Tagungsbüro/Tagungssekretariat
- Tagungshotel
- Tagungspauschale
- Travel Policy
- Überbuchung
- Valet Service
- Videokonferenzsysteme
- Vip-Lounge
- Voting System
- Voucher
- Walkway
- Workshop
- Zuschaueranlage
Abrufkontingent
nicht abgerufene, bestellte Hotelzimmer (ggf. auch schon bezahlte) gehen ca. 6–8 Wochen vor Veranstaltungsbeginn in den Verkauf zurück (Doppelverkauf bei Hotelzimmern z. B. bei Leitmessen mit hoher Zimmernachfrage, bei denen häufig bereits 6–12 Monate vor Messetermin Zimmerkontingente bestellt und auch bereits bezahlt werden müssen)
Abstimmanlage
Erfassung eines Meinungsbildes von Veranstaltungsteilnehmern; Teilnehmer erhalten Abstimmgeräte, möglich sind neben Ja-/Nein-Abstimmungen auch komplexere Abfragen, anonym oder mit Zuordnung; häufiger Einsatz bei Parlamenten, Verbänden, Parteien, Hauptversammlungen, Tagungen und auch in TV-Sendungen. Einsatz erzeugt bei Teilnehmern eine erhöhte Aufmerksamkeit und die Gelegenheit, das Geschehen mitzubestimmen.
Abstrakt
Englisch für Zusammenfassung; wird auch Synopsis genannt. Teilnehmer können durch ein Abstract vorab oder während eines Vortrags über die Inhalte informiert werden.
Ad-hoc-Veranstaltung
spontan nicht von langer Hand vorausgeplante Veranstaltung, z. B. anlässlich einer Katastrophe oder eines sportlichen Sieges
Akkreditierung
Zulassung einer Teilnahme, z. B. für Kongressteilnehmer, Pressevertreter oder politische Vertreter
Aparthotel
einfache Beherbergungsstätte, i.d.R. ohne Gastronomie
Bankett
Festessen im feierlichen Rahmen
Barcamp
moderne Kongressform, bei der die Partizipation aller Teilnehmer Konzept ist; ein hoher Grad an demokratischer Interaktion wird vor allem dadurch erreicht, dass im Vorfeld keine Redner definiert und keine Vorträge festgelegt werden. Es gibt keine reinen Zuhörer, sondern Mitgestalter. Zu Beginn eines Camps werden die Vorschläge für mögliche Themen gesammelt und im Expertenkreis zu einem Stundenplan für das Wochenende zusammengestellt.
Boardroom
Sitzungsraum, i. d. R. für 10–16 Personen, mit Besprechungstisch und Präsentations- bzw. Kommunikationstechnik
Break out Room
kleiner Konferenzraum für Untergruppen einer Veranstaltung; wird zur Vorbereitung oder zum begleitenden Meinungsaustausch genutzt
Call for Papers
Potenzielle Referenten senden im Vorfeld einer Tagung oder eines Kongresses nach Aufforderung des Veranstalters Unterlagen für mögliche Vorträge ein. Fachjury bzw. Programmausschuss wählt dann geeignete Vorschläge aus. Ziel: Expertenzielgruppe aktiv in die Programmplanung einbinden, höchste und aktuelle inhaltliche Qualität
Colloquium (Kolloquium)
wissenschaftliche Tagung; eigentlich: wissenschaftliches Gespräch, Unterredung; akademisch: fachlicher Gedankenaustausch ohne feste Form; an Hochschulen auch Rechenschaft ablegen, z. B. bzgl. der verwendeten Literatur; auch: Präsentationsprüfung, Doktorprüfung, Teil der Habilitation (zur Erlangung der Lehrbefähigung an einer Universität)
Counter
Empfangsbereich, -tisch oder Tresen im Einlassbereich eines Kongresses oder einer Location; Registrierung und Ausgabe von Unterlagen und Namensschildern bzw. weitere Informationen und Serviceinformationen
Delegiertenanlage
Tischmikrofone, die voneinander unabhängig vom jeweiligen Redner bedient werden können mit Kopfhörern, Sprachkanälen und Lautstärkeregelung
Dolmetscheranlage
Bestandteile: Dolmetscherpult (Kanalauswahl und -ansteuerung durch Übersetzer), Steuerzentrale (Mischpult), Sprechstellen inkl. Präsidentensprechstelle, z. B. Infrarot- bzw. Induktivanlage (Übertragung auf Teilnehmerkopfhörer)
Dolmetschermethoden
Konsekutivdolmetschen:
klassische Art des Dolmetschens (Übersetzens) im Anschluss bzw. im Wechsel mit dem Redner. Dolmetscher übersetzt abschnittsweise die Ausführungen des Redners. Konsekutivdolmetschen benötigt keine Dolmetscheranlage.
Flüsterdolmetschen:
Dolmetscher sitzt neben dem Zuhörer und übersetzt flüsternd.
Simultandolmetschen:
Der Dolmetscher übersetzt zeitgleich aus einer schalldichten Dolmetscherkabine. Gerne genutzt bei multilingualen Events und im Live-TV.
Verhandlungsdolmetschen:
Konsekutivdolmetschen ohne Notizen aus dem Stegreif
Gebärdensprache: Sonderform für Veranstaltungen mit gehörlosen Teilnehmern
Etikette
gewünschte gesellschaftliche Umgangsformen bzw. Benimmregeln
Exposee
Entwurfskonzept
Fehlbedarfsfinanzierung/Festbetragsfinanzierung
Defizitübernahme auf Basis eines Finanzierungsplans, i. d. R. bis zu einem festgelegten Betrag; Festbetragsfinanzierung: festgelegter Zuschuss
Follow up
vertriebsorientiertes Nachfassen von Kontakten
Foyer/Lobby
Ein Foyer bzw. eine Lobby ist der Empfangbereich oder die Aufenthaltsfläche für die Teilnehmer.
Hospitality
Englisch für Gastfreundschaft; Bezeichnung für hochwertige Events und Aktionen, zu denen Geschäftspartner eingeladen werden, z. B. in der Formel 1.
Hosted Buyer
Eingebuchter potenzieller Einkäufer, der z. B. auf eine Tagungsmesse eingeladen wird, um dort die Aussteller persönlich zu treffen. Flug, Unterkunft und Rahmenprogramm werden organisiert und bezahlt. Finanziert werden solche Programme über Umlagen aus Standmieten der Aussteller. In der Regel muss der eingeladene Einkäufer sich verpflichten, eine gewisse Anzahl von nachweisbaren Gesprächen mit Ausstellern zu führen. Dem eingeladenen Einkäufer wird dabei häufig ein attraktives Rahmenprogramm geboten sowie Anreise, Unterkunft und Rahmenprogramm organisiert und bezahlt.
Incentive
Ein Incentive ist im ursprünglichen Wortsinn ein Anreiz oder eine Belohnung (z. B. in Form einer Prämie) und bezeichnet eine Maßnahme, die Belohnungscharakter hat.
Konferenz
Zusammenkommen einer Gruppe zur Beratung über Themen, an der sich i. d. R. die Teilnehmer aktiv beteiligen. Ein Konferenzleiter übernimmt die Moderation der Veranstaltung.
Konferenztechnik
eingesetzte Kommunikationshilfen, z. B. PA, Beamer, Dolmetscheranlagen, Abstimmanlagen
Kongress
Treffen einer Vielzahl von Personen zu einem fachlichen oder wissenschaftlichen Themenbereich, häufig mit Rahmenprogramm. Ziele: auf den aktuellen Informationsstand bringen, Erfahrungsaustausch, Kontaktpflege
Kongressagentur
spezialisierte Beratungsunternehmen für Kongresskonzeption und -organisation, häufig international ausgerichtet
Kongressmanagement
z. B. Projektmanagement, inhaltliche Konzeption, Referentenbetreuung, Ablaufplanung, Teilnehmermanagement, Rahmenprogrammgestaltung, begleitende Ausstellungsorganisation, Logistikplanung
Kongressmesse
themenbezogene, kongressbegleitende Ausstellungen; Hersteller und Stakeholder präsentieren der Kongresszielgruppe des Kongresses ihre Inhalte.
Kongresszentrum
auf größere Kongresse und Tagungen spezialisierte Locations, häufig zentral gelegen oder an Institutionen angebunden; weisen eine integrierte Tagungstechnik, mehrere Mehrzweck- und Tagungsräume, große Foyers (Ausstellerfläche) und serviceorientierte Informationssysteme sowie Dienstleistungen auf
Kontingent
Anzahl von Zimmern, die bestellt oder optioniert wurde
Meeting
[engl.] Besprechung, Konferenz, Zusammenkunft
Open Space
Konferenzmethode mit hohem, inhaltlichem Freiraum für größere Gruppen (über 30 Personen); ohne typische Tagesordnung, vorbestimmte Redner und festgelegte Aufgaben, die durch einen Moderator geleitet wird. Möglicher Ablauf:
1. Einleitung, Vorstellung, Teilnehmer teilen sich selbstständig in verschiedene Workshops ein (Divergenzphase)
2. Ergebnispräsentation und -diskussion (Konvergenzphase)
3. Umsetzungsphase der Ergebnisse
Option
Vereinbarter Termin, bis zu dem Räume bzw. Zimmer freigehalten werden
Peripherieräume
angrenzende Räume, wie z. B. Pausenräume, Abstellräume (für Technik, Aufbewahrungsboxen usw.), Regieräume, Catering-Backstage, aber auch: Foyer/Lobby
Pre-/Post Convention Tours
vor (pre) und/oder nach (post) einer Messe, Tagung oder einem Kongress angebotenes Rahmenprogramm, z. B. ein FAM-Trip oder eine Site Inspection zum intensiveren Kennenlernen
Professional Congress Organizer (PCO)
Bezeichnung für einen auf Kongressveranstaltungen spezialisierten Dienstleister
Rahmenprogramm
ergänzende Programmpunkte begleitend zu Tagung, Kongress oder Meeting
Rednerpult
Redenvorrichtung, transportabel oder feststehend altmodisch oder transparent/modern
Seminar
Lehrveranstaltungen, die zur Vertiefung von Wissen dienen. Sie werden von einem Referenten bzw. Dozenten geleitet und in kleinen Gruppen (meist bis zu 25 Teilnehmer) durchgeführt. Seminare zeichnen sich durch hohe Interaktivität von Dozent und Teilnehmern aus. Oft haben Seminare auch Workshop-Charakter. Unternehmen delegieren ihre Mitarbeiter zur Weiterbildung zu externen Seminaranbietern oder veranstalten eigene Seminare (lnhouse-Seminare).
Simultananlage/Übersetzungsanlage
siehe Dolmetscheranlage
Skirting
Stoffumrandungen für Tische, ggf. auch Bühnen
Stornierung
Rücktritt von einer Buchung
Symposium
Ein Symposium ist eine wissenschaftliche, themengebundene Konferenz oder Tagung von Spezialisten mit Vorträgen und Diskussionen. Symposien werden vor einem Fachpublikum durchgeführt.
Tagung
Organisiertes Treffen von einer kleineren Anzahl von Personen zu einem Themenbereich. Größere Tagungen werden als Kongress bezeichnet.
Tagungsbüro/Tagungssekretariat
Betreuung von Teilnehmern, Referenten, Presse, Gästen und Dienstleistern vor, während und nach einer Veranstaltung
Tagungshotel
Hotels mit Schwerpunkt im Tagungsgeschäft; Tagungspaket: Tagungsräume mit Ausstattung, Tagungsverpflegung und Unterbringung der Teilnehmer
Tagungspauschale
Pauschalen pro Veranstaltungsteilnehmer inkl. Raummiete, Bestuhlung, Standardtagungstechnik und Verpflegung
Travel Policy
Reiserichtlinien eines Unternehmens
Überbuchung
kalkulierter Mehrverkauf von Kapazitäten; üblich bei Hotelzimmern und Flugtickets, dabei einkalkuliert, dass bis zu 10 % der Gäste nicht erscheinen
Valet Service
Park- und Verwahrungsservice für Dienstwagen an Flughäfen und Hotels
Videokonferenzsysteme
web- oder telekommunikationbasierende Konferenzsysteme für die Zusammenschaltung von zwei oder mehreren räumlich getrennten Teilnehmern
Vip-Lounge
eigene, abgesperrte VIP-Bereiche für wichtige Personen (Ehrengäste, Persönlichkeiten des öffentlichen Lebens, ggf. Presse)
Voting System
siehe Abstimmanlage
Voucher
Gutschein
Walkway
überdachte Outdoor-Bereiche und Wege zu oder zwischen Event Locations
Workshop
Eine kleine Gruppe setzt sich unter der Begleitung eines Moderators intensiv mit einem bestimmten Thema auseinander; häufig als Methode eingesetzt in größeren Veranstaltungen, wie Messe, Tagung oder Kongress. Ziel eines Workshops ist es fast immer, Lösungen für Problemansätze zu finden.
Zuschaueranlage
Versammlungsstätte mit Aktionsbereich (z. B. Bühne), Zuschauerbereich und Versorgungsbereich