Glossar

Abrufkontingent

nicht abgerufene, bestellte Hotelzimmer (ggf. auch schon bezahlte) gehen ca. 6–8 Wochen vor Veranstaltungsbeginn in den Verkauf zurück (Doppelverkauf bei Hotelzimmern z. B. bei Leitmessen mit hoher Zimmernachfrage, bei denen häufig bereits 6–12 Monate vor Messetermin Zimmerkontingente bestellt und auch bereits bezahlt werden müssen)

Abstimmanlage

Erfassung eines Meinungsbildes von Veranstaltungsteilnehmern; Teilnehmer erhalten Abstimmgeräte, möglich sind neben Ja-/Nein-Abstimmungen auch komplexere Abfragen, anonym oder mit Zuordnung; häufiger Einsatz bei Parlamenten, Verbänden, Parteien, Hauptversammlungen, Tagungen und auch in TV-Sendungen. Einsatz erzeugt bei Teilnehmern eine erhöhte Aufmerksamkeit und die Gelegenheit, das Geschehen mitzubestimmen.

Abstrakt

Englisch für Zusammenfassung; wird auch Synopsis genannt. Teilnehmer können durch ein Abstract vorab oder während eines Vortrags über die Inhalte informiert werden.

Ad-hoc-Veranstaltung

spontan nicht von langer Hand vorausgeplante Veranstaltung, z. B. anlässlich einer Katastrophe oder eines sportlichen Sieges

Akkreditierung

Zulassung einer Teilnahme, z. B. für Kongressteilnehmer, Pressevertreter oder politische Vertreter

Aparthotel

einfache Beherbergungsstätte, i.d.R. ohne Gastronomie

Bankett

Festessen im feierlichen Rahmen

Barcamp

moderne Kongressform, bei der die Partizipation aller Teilnehmer Konzept ist; ein hoher Grad an demokratischer Interaktion wird vor allem dadurch erreicht, dass im Vorfeld keine Redner definiert und keine Vorträge festgelegt werden. Es gibt keine reinen Zuhörer, sondern Mitgestalter. Zu Beginn eines Camps werden die Vorschläge für mögliche Themen gesammelt und im Expertenkreis zu einem Stundenplan für das Wochenende zusammengestellt.

Boardroom

Sitzungsraum, i. d. R. für 10–16 Personen, mit Besprechungstisch und Präsentations- bzw. Kommunikationstechnik

Break out Room

kleiner Konferenzraum für Untergruppen einer Veranstaltung; wird zur Vorbereitung oder zum begleitenden Meinungsaustausch genutzt

Call for Papers

Potenzielle Referenten senden im Vorfeld einer Tagung oder eines Kongresses nach Aufforderung des Veranstalters Unterlagen für mögliche Vorträge ein. Fachjury bzw. Programmausschuss wählt dann geeignete Vorschläge aus. Ziel: Expertenzielgruppe aktiv in die Programmplanung einbinden, höchste und aktuelle inhaltliche Qualität

Colloquium (Kolloquium)

wissenschaftliche Tagung; eigentlich: wissenschaftliches Gespräch, Unterredung; akademisch: fachlicher Gedankenaustausch ohne feste Form; an Hochschulen auch Rechenschaft ablegen, z. B. bzgl. der verwendeten Literatur; auch: Präsentationsprüfung, Doktorprüfung, Teil der Habilitation (zur Erlangung der Lehrbefähigung an einer Universität)

Counter

Empfangsbereich, -tisch oder Tresen im Einlassbereich eines Kongresses oder einer Location; Registrierung und Ausgabe von Unterlagen und Namensschildern bzw. weitere Informationen und Serviceinformationen

Delegiertenanlage

Tischmikrofone, die voneinander unabhängig vom jeweiligen Redner bedient werden können mit Kopfhörern, Sprachkanälen und Lautstärkeregelung

Dolmetscheranlage

Bestandteile: Dolmetscherpult (Kanalauswahl und -ansteuerung durch Übersetzer), Steuerzentrale (Mischpult), Sprechstellen inkl. Präsidentensprechstelle, z. B. Infrarot- bzw. Induktivanlage (Übertragung auf Teilnehmerkopfhörer)

Dolmetschermethoden

Konsekutivdolmetschen:
klassische Art des Dolmetschens (Übersetzens) im Anschluss bzw. im Wechsel mit dem Redner. Dolmetscher übersetzt abschnittsweise die Ausführungen des Redners. Konsekutivdolmetschen benötigt keine Dolmetscheranlage. 

Flüsterdolmetschen:
Dolmetscher sitzt neben dem Zuhörer und übersetzt flüsternd. 

Simultandolmetschen:
Der Dolmetscher übersetzt zeitgleich aus einer schalldichten Dolmetscherkabine. Gerne genutzt bei multilingualen Events und im Live-TV. 

Verhandlungsdolmetschen:
Konsekutivdolmetschen ohne Notizen aus dem Stegreif Gebärdensprache: Sonderform für Veranstaltungen mit gehörlosen Teilnehmern

Etikette

gewünschte gesellschaftliche Umgangsformen bzw. Benimmregeln

Exposee

Entwurfskonzept

Fehlbedarfsfinanzierung/Festbetragsfinanzierung

Defizitübernahme auf Basis eines Finanzierungsplans, i. d. R. bis zu einem festgelegten Betrag; Festbetragsfinanzierung: festgelegter Zuschuss

Follow up

vertriebsorientiertes Nachfassen von Kontakten

Foyer/Lobby

Ein Foyer bzw. eine Lobby ist der Empfangbereich oder die Aufenthaltsfläche für die Teilnehmer.

Hospitality

Englisch für Gastfreundschaft; Bezeichnung für hochwertige Events und Aktionen, zu denen Geschäftspartner eingeladen werden, z. B. in der Formel 1.

Hosted Buyer

Eingebuchter potenzieller Einkäufer, der z. B. auf eine Tagungsmesse eingeladen wird, um dort die Aussteller persönlich zu treffen. Flug, Unterkunft und Rahmenprogramm werden organisiert und bezahlt. Finanziert werden solche Programme über Umlagen aus Standmieten der Aussteller. In der Regel muss der eingeladene Einkäufer sich verpflichten, eine gewisse Anzahl von nachweisbaren Gesprächen mit Ausstellern zu führen. Dem eingeladenen Einkäufer wird dabei häufig ein attraktives Rahmenprogramm geboten sowie Anreise, Unterkunft und Rahmenprogramm organisiert und bezahlt.

Incentive

Ein Incentive ist im ursprünglichen Wortsinn ein Anreiz oder eine Belohnung (z. B. in Form einer Prämie) und bezeichnet eine Maßnahme, die Belohnungscharakter hat.

Konferenz

Zusammenkommen einer Gruppe zur Beratung über Themen, an der sich i. d. R. die Teilnehmer aktiv beteiligen. Ein Konferenzleiter übernimmt die Moderation der Veranstaltung.

Konferenztechnik

eingesetzte Kommunikationshilfen, z. B. PA, Beamer, Dolmetscheranlagen, Abstimmanlagen

Kongress

Treffen einer Vielzahl von Personen zu einem fachlichen oder wissenschaftlichen Themenbereich, häufig mit Rahmenprogramm. Ziele: auf den aktuellen Informationsstand bringen, Erfahrungsaustausch, Kontaktpflege

Kongressagentur

spezialisierte Beratungsunternehmen für Kongresskonzeption und -organisation, häufig international ausgerichtet

Kongressmanagement

z. B. Projektmanagement, inhaltliche Konzeption, Referentenbetreuung, Ablaufplanung, Teilnehmermanagement, Rahmenprogrammgestaltung, begleitende Ausstellungsorganisation, Logistikplanung

Kongressmesse

themenbezogene, kongressbegleitende Ausstellungen; Hersteller und Stakeholder präsentieren der Kongresszielgruppe des Kongresses ihre Inhalte.

Kongresszentrum

auf größere Kongresse und Tagungen spezialisierte Locations, häufig zentral gelegen oder an Institutionen angebunden; weisen eine integrierte Tagungstechnik, mehrere Mehrzweck- und Tagungsräume, große Foyers (Ausstellerfläche) und serviceorientierte Informationssysteme sowie Dienstleistungen auf

Kontingent

Anzahl von Zimmern, die bestellt oder optioniert wurde

Meeting

[engl.] Besprechung, Konferenz, Zusammenkunft

Open Space

Konferenzmethode mit hohem, inhaltlichem Freiraum für größere Gruppen (über 30 Personen); ohne typische Tagesordnung, vorbestimmte Redner und festgelegte Aufgaben, die durch einen Moderator geleitet wird. Möglicher Ablauf: 

1. Einleitung, Vorstellung, Teilnehmer teilen sich selbstständig in verschiedene Workshops ein (Divergenzphase)
2. Ergebnispräsentation und -diskussion (Konvergenzphase)
3. Umsetzungsphase der Ergebnisse

Option

Vereinbarter Termin, bis zu dem Räume bzw. Zimmer freigehalten werden

Peripherieräume

angrenzende Räume, wie z. B. Pausenräume, Abstellräume (für Technik, Aufbewahrungsboxen usw.), Regieräume, Catering-Backstage, aber auch: Foyer/Lobby

Pre-/Post Convention Tours

vor (pre) und/oder nach (post) einer Messe, Tagung oder einem Kongress angebotenes Rahmenprogramm, z. B. ein FAM-Trip oder eine Site Inspection zum intensiveren Kennenlernen

Professional Congress Organizer (PCO)

Bezeichnung für einen auf Kongressveranstaltungen spezialisierten Dienstleister

Rahmenprogramm

ergänzende Programmpunkte begleitend zu Tagung, Kongress oder Meeting

Rednerpult

Redenvorrichtung, transportabel oder feststehend altmodisch oder transparent/modern

Seminar

Lehrveranstaltungen, die zur Vertiefung von Wissen dienen. Sie werden von einem Referenten bzw. Dozenten geleitet und in kleinen Gruppen (meist bis zu 25 Teilnehmer) durchgeführt. Seminare zeichnen sich durch hohe Interaktivität von Dozent und Teilnehmern aus. Oft haben Seminare auch Workshop-Charakter. Unternehmen delegieren ihre Mitarbeiter zur Weiterbildung zu externen Seminaranbietern oder veranstalten eigene Seminare (lnhouse-Seminare).

Simultananlage/Übersetzungsanlage

siehe Dolmetscheranlage

Skirting

Stoffumrandungen für Tische, ggf. auch Bühnen

Stornierung

Rücktritt von einer Buchung

Symposium

Ein Symposium ist eine wissenschaftliche, themengebundene Konferenz oder Tagung von Spezialisten mit Vorträgen und Diskussionen. Symposien werden vor einem Fachpublikum durchgeführt.

Tagung

Organisiertes Treffen von einer kleineren Anzahl von Personen zu einem Themenbereich. Größere Tagungen werden als Kongress bezeichnet.

Tagungsbüro/Tagungssekretariat

Betreuung von Teilnehmern, Referenten, Presse, Gästen und Dienstleistern vor, während und nach einer Veranstaltung

Tagungshotel

Hotels mit Schwerpunkt im Tagungsgeschäft; Tagungspaket: Tagungsräume mit Ausstattung, Tagungsverpflegung und Unterbringung der Teilnehmer

Tagungspauschale

Pauschalen pro Veranstaltungsteilnehmer inkl. Raummiete, Bestuhlung, Standardtagungstechnik und Verpflegung

Travel Policy

Reiserichtlinien eines Unternehmens

Überbuchung

kalkulierter Mehrverkauf von Kapazitäten; üblich bei Hotelzimmern und Flugtickets, dabei einkalkuliert, dass bis zu 10 % der Gäste nicht erscheinen

Valet Service

Park- und Verwahrungsservice für Dienstwagen an Flughäfen und Hotels

Videokonferenzsysteme

web- oder telekommunikationbasierende Konferenzsysteme für die Zusammenschaltung von zwei oder mehreren räumlich getrennten Teilnehmern

Vip-Lounge

eigene, abgesperrte VIP-Bereiche für wichtige Personen (Ehrengäste, Persönlichkeiten des öffentlichen Lebens, ggf. Presse)

Voting System

siehe Abstimmanlage

Voucher

Gutschein

Walkway

überdachte Outdoor-Bereiche und Wege zu oder zwischen Event Locations

Workshop

Eine kleine Gruppe setzt sich unter der Begleitung eines Moderators intensiv mit einem bestimmten Thema auseinander; häufig als Methode eingesetzt in größeren Veranstaltungen, wie Messe, Tagung oder Kongress. Ziel eines Workshops ist es fast immer, Lösungen für Problemansätze zu finden.

Zuschaueranlage

Versammlungsstätte mit Aktionsbereich (z. B. Bühne), Zuschauerbereich und Versorgungsbereich